Главная 16 На заметку 16 Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования


Структура заполнения

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

  1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
  2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
  3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
  4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
  5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
  6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.

Какие приказы подлежат регистрации в журнале

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

  • О премировании;
  • О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
  • Об объявлении взыскания;
  • О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
  • Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
  • Об утверждении или изменении штатного расписания;
  • О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

 Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.

Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Журнал директора

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

Журнал главного бухгалтера

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры


Основные виды журналов по срокам хранения

Подразделяются на:

  1. Длительные;
  2. Краткосрочные.

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.

Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

Требования к заполнению      

  1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
  2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
  3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
  4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
  5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.

Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Особенности защиты от внесения неправомерных изменений        

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются насквозь всего журнала;
  • их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
  • сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
  • постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Для чего нужна контрольная пломба на журнале

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно скачать в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».

Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.


Образец журнала регистрации по личному составу

Дата приказа Номер приказа Вид приказа ФИО работника Табельный номер Основание
1 01.01.2015 1-лс (или 1-к) Прием Иванникова Светлана Игоревна 0001 Трудовой договор №1 от 0.01.2015 г.
2

Несколько практических советов:

  1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
  2. Если возникает необходимость вносить изменения, делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
  3. Почаще используйте интернет-порталы, где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Подростковые книги список лучших для долгих, зимних вечеров

В твоей жизни много всего интересного: общение с друзьями, подругами, родителями, учителями, одноклассниками. И уже появилась первая любовь. Чувство, придающее твоей жизни смысл и изменяющее ее к лучшему. Поэтому ты,наверно, ...

Через какое время после знакомства можно начинать половую жизнь?

Секс является одной из самых обсуждаемых тем на форумах и в блогах подростков. Но до сих пор остается без ответа один из самых важных вопросов – через какое время после ...

Что подарить маме на Новый год?

Самыми близкими людьми в жизни любого человека всегда будут его родители. Именно о них важно подумать в первую очередь в преддверии новогодних праздников. В детстве было легко, нарисовал елочку и ...

Бросила любимая девушка? Выше нос!

Каждый из нас проходил через то, что нас бросали. Я до сих пор помню то неприятное чувство, от  которого хочется скрыться и вовсе не показываться на улице. Особенно тяжело это ...

Заработок на дому – недостатки и преимущества

Интернет открывает возможность заработка на дому для всех, независимо от уровня образования. Если ты талантливый художник, можешь хорошо писать статьи, умеешь общаться с людьми или обладаешь другим талантом, и при ...

Что нравится в сексе: так ли это классно, как говорят?

Современное общество не стесняется говорить на самые интимные темы. О сексе можно услышать с телеэкрана, прочитать в популярном журнале или интернете. Вроде бы, в такой открытости нет ничего плохого, но ...

Проблемы подростков: из-за чего возникают и как справиться?

Не секрет, что современный мир не стоит на месте. По этой причине сегодняшние условия уже совсем не похожи на те, в которых воспитывались и росли наши предки. Интернет и телевидение ...

Делаем пилинг лица в домашних условиях натуральными средствами

Пилинг лица процедура, которой не стоит пренебрегать, даже если у тебя с виду здоровая кожа. Делать его можно и дома, например, с помощью песка или других натуральных компонентов. Пилинг в ...

Как понравиться парню советы отчаявшимся девушкам!

Любовь – это чувство невообразимое и необъяснимое. Оно так сильно может овладеть каждым из нас, что теряется разум и понимание происходящего. Если ты любишь, то можешь напрочь забыть обо всем ...

11000 выманил из меня РОДНОЙ ОТЕЦ!!! Какого хрена?

Получил подарок от родственника приехавшего из Израиля 11 тысяч рублей. Папа взял пять из них на новый ноутбук;, а шесть выманил через тот факт что я попросил его положить деньги ...

21 идея для женского бизнеса на дому

Домашний бизнес для женщин – это прекрасный шанс стать хозяйкой своего времени и получить финансовую свободу. Посвятить себя бизнесу на дому, используя идеи для женщин-профессионалов. Организовать собственное производство в домашних ...

15 важных бизнес-законов

Вы никогда не сумеете решить возникшую проблему, если сохраните то же мышление и тот же подход, который привел вас к этой проблеме& Альберт Эйнштейн Начать свое успешное дело – мечта многих ...

Роберт Кийосаки – практические советы как стать богатым (на примерах из биографии)

Роберт Кийосаки – человек с удивительной биографией. В своей жизни ему удалось реализовать то, о чем многие могут лишь мечтать: выходец из семьи государственного служащего, он стал миллионером и «вышел ...

Литературный путеводитель для Богини: 10 лучших книг по саморазвитию

Женщина уникальный генератор интуитивных эмоций. Каждая из нас знает о своих необычайных возможностях, дремлющих в уголках подсознания. Книги по саморазвитию для женщин помогут подобрать ключ к волшебному ларчику и выпустить ...

Куда поехать на отдых на Новый год 2017

Не будет преувеличением сказать, что Новый год – излюбленный праздник в России, да и многих других странах мира. Именно с этого момента многие начинают новую жизнь, заряжаясь праздничной и волшебной ...

Отдых на Новый год 2018 в Великом Устюге

Один из самых посещаемых городом на территории Российской Федерации – является Великий Устюг. Путешественники и туристы особенно любят отправляться сюда на Новый год, чтобы встретить этот волшебный праздник в одном ...

Дни воинской славы России в 2018 году: памятные даты

С древних времён русский народ чтил и помнил свою историю, передавая из поколения в поколение рассказы о подвигах предков. В дореволюционной России по церковному обычаю существовал ряд дат, в которые ...

Всероссийский конкурс Учитель года России 2017

Каждый из нас помнит школьные годы как особенное время. Для некоторых это был период открытий, труда, познания нового, иные же считают эти года наиболее ценными для развития навыков коммуникации, кто-то ...

Рейтинг@Mail.ru